RANGKUMAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI CHAPTER 2 JAMES HALL : PENGENALAN PENGOLAHAN TRANSAKSI

RANGKUMAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

CHAPTER 2 JAMES HALL : PENGENALAN PENGOLAHAN TRANSAKSI

Siklus Transaksi Dan Tipe Proses Transaksi Pada Ketiga Siklus Transaksi

Transaksi pengolahan Sistem (TPS) sebagai suatu kegiatan yang terdiri dari tiga subsistem utama yaitu: 1) Siklus Pengeluaran yaitu siklus yang berfungsi untuk mencatat pengeluaran sumber daya ekonomis yang ada di dalam perusahaan, di mulai sejak ada permintaan barang dan jasa, hingga melakukan pembayaran terhadap pemasok. 2) Siklus Konversi yaitu siklus yang berfungsi mengubah bahan baku menjadi barang jadi (untuk perusahaan manufactur) atau berfungsi untuk membuat produk yang siap dijual kepada pembeli (untuk perusahaan jasa). 3) Siklus Pendapatan yaitu siklus yang bertujuan untuk mengubah produk perusahaan (baik barang maupun jasa) menjadi kas dengan penjualan.

Sebuah transaksi keuangan didefinisikan sebagai suatu peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, tercermin dalam rekeningnya, dan diukur dalam istilah moneter. Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal.

Pencatatan Akuntansi Dasar dalam Sistem Proses Transaksi

A.      SISTEM MANUAL

1.     Dokumen . Sebuah dokumen memberikan bukti dari suatu peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen adalah hasil dari proses transaksi. Ada tiga jenis yaitu: 1) Dokumen sumber,dokumen yang dibuat di awal (sumber) dari transaksi yang digunakan untuk menangkap dan merumuskan data transaksi yang membutuhkan siklus transaksi untuk diproses. 2) Dokumen produk, hasil dari proses transaksi daripada mekanisme memicu untuk proses tersebut. Misalnya, gaji cek untuk karyawan adalah dokumen produk sistem penggajian. 3) Dokumen proses, dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber untuk sistem lain.

2.        Jurnal. Sebuah jurnal adalah catatan entri kronologis. Ada dua jenis utama jurnal:

1)        Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas khusus dari transaksi yang terjadi di volume tinggi. transaksi tersebut dapat dikelompokkan bersama dalam sebuah jurnal khusus dan diproses lebih terdistribusikan dari jurnal umum memungkinkan.

2)        Jurnal umum untuk mencatat transaksi yang tidak berulang, jarang, dan transaksi dissimilar. Sebagai contoh, kita biasanya merekam periodik penyusutan dan penutupan entri dalam umum jurnal.

3.    Buku Besar. Ada dua tipe dasar buku besar: (1) buku besar, yang berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk rekening kontrol yang sangat diringkas, dan (2) buku besar pembantu, yang berisi rincian dari rekening individu yang merupakan account.

B.       SISTEM BERBASIS KOMPUTER

Audit berdasarkan sistem komputer lebih sulit diamati dari pada sistem manual. Pencatatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer digambarkan oleh 4 tipe dari file yang saling berhubungan yaitu: 1) File master, umumnya memuat data akun. 2) File transaksi, yaitu file sementara dari pencatatan transaksi yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui file master. 3) File referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar memproses transaksi. 4) File arsip, memuat perekaman data transaksi masa lalu yang ditahan untuk referensi masa depan, transaksi tersebut membentuk sebuah bagian penting dari audit trail.

Teknik Dokumentasi Untuk Menyajikan Sistem Manual dan Sistem Berbasis Komputer

Ada lima teknik dokumentasi dasar yang perlu diketahui bagi seorang akuntan, yaitu:

1)        Diagram Arus Data (DFD- Data flow diagrams)

     Diagram arus data menggunakan simbol untuk merepresentasikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang disinggung ke sistem. DFD digunakan untuk mempresentasikan sistem pada level kerincian yang berbeda dari yang umum sampai yang paling rinci. Single-level DFD cukup menunjukan sebagai alat dokumentasi.

2)      Diagram Hubungan Entitas  (ERD- Entity Relationship Diagrams)

Diagram hubungan entitas adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menggambarkan hubungan diantara entitas, meliputi sumber daya fisik (mobil, kas, persediaan), kejadian (memesan persediaan, mengirim barang), dan agen (pemasok, staff penjualan). Diagram hubungan entitas biasa memperagakan database organisasi.

3)      Sistem Flowchart

Sistem flowchart adalah penggambaran grafik, dari hubungan fisik diantara elemen kunci dari sebuah sistem. Elemen tersebut yaitu departemen organisasi, aktivitas manual, program computer, pencatatan akuntansi secara manual, dan pencatatan digital. Sistem flowchart juga menggambarkan tipe media komputer yang dipakai dalam sistem. Sistem flowchart dapat digunakan untuk menggambarkan proses manual maupun komputer.

4)      Program Flowchart

Program Flowchart mengilustrasikan logika yang digunakan dalam program dan menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Setiap program yang mewakili sistem flowchart harus memiliki program flowchart pendukung yang menjelaskan logikanya. Simbol mewakili setiap langkah dari logika program, dan masing-masing simbol mewakili satu atau lebih baris  kode program komputer. Garis-garis penghubung antara simbol menetapkan urutan logis dari eksekusi.

5)      Diagram Tata Letak Record ( Record Layout Diagram)

          Diagram Tata Letak Record digunakan untuk mengungkapkan struktur internal dari catatan yang merupakan file atau tabel database. Tata letak diagram biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan panjang masing-masing atribut (atau lapangan) dalam catatan. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti mengidentifikasi jenis kegagalan sistem tertentu, menganalisis laporan kesalahan, dan merancang tes logika komputer untuk tujuan audit.

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Sistem akuntansi berbasis komputer terbagi ke dalam dua kelompok yaitu:

·           Batch System (Sistem Setumpuk)

       Merupakan pengelompokan transaksi serupa yang diakumulasi dari waktu ke waktu dan kemudian diproses bersama-sama. Selain itu, ada jeda waktu antara kejadian dengan pengolahan dan jeda waktu tersebut tergantung pada frekuensi proses batch. Proses penggajian adalah contoh dari sistem batch yang khas. Keuntungan dari Batch System yaitu organisasi dapat meningkatkan efisiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi dalam batch daripada memproses setiap transaksi secara terpisah dan pemrosesan batch memungkinkan pengendalian atas proses transaksi. 

·           Real-time system

 Mencatat setiap transaksi yang timbul pada saat itu juga, sehingga tidak ada jeda waktu antara kejadian dengan pengolahan. Umumya membutuhkan sumber daya yang lebih besar dari bacth processing karena memerlukan kapasitas pengolahan khusus, namun perbedaan biaya ini menurun. Seringkali memiliki waktu pengembangan sistem yang lama. Contoh real-time processing adalah sistem reservasi maskapai penerbangan, yang memproses permintaan untuk layanan dari wisatawan secara langsung.

·           Perbedaan antara sistem Batch dan real-time

Perbedaan Karakteristik	Metode Pengolahan Data
	Batch	Real Time
Kerangka Waktu Informasi	Ada jeda waktu antara kegiatan ekonomi dengan pencatatannya.	Pengolahan berlangsung ketika peristiwa ekonomi terjadi
Sumber Daya	Menggunakan sedikit sumber daya karena sistem ini disimpan dalam pita magnetis	Sumber daya yang digunakan lebih besar dibanding pengolahan bacth
Efisiensi Operasional	Dapat mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan saat pemrosesan sehingga mengefisiensi operasional	Memproses sejumlah besar transaksi setiap hari sehingga menciptakan ketidakefisienan

Pendekatan Pengolahan Data Alternatif

Sistem Warisan Vs Sistem Modern

            Sistem Warisan memiiki beberapa fitur, yaitu aplikasi berbasis main frame, berorientasi pada batch, sistem warisan menggunakan file-file dengan basis data hierarkis untuk penyimpanan data. Sistem ini mengutamakan lingkungan pengguna tunggal yang menghalangi penyebaran informasi secara menyeluruh di dalam organisasi.

            Sistem modern cenderung berbasis client-server (jaringan) dan proses transaksinya  secara real time. Namun, saat ini sistem modern banyak yang berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch berbeda dengan sebelumnya dimana sistem modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data rasional.

Skema Pemberian Kode Data yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Dengan Kode
Kegunaan dari data coding di AIS adalah untuk; 1) Meringkas dan mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang dapat diatur. 2) Menyediakan sarana akuntabilitas atas kelengkapan transaksi yang diproses. 3) Mengidentifikasi transaksi dan rekening yang unik dalam file. 4) Mendukung fungsi audit dengan menyediakan audit trail yang efektif.

Skema Pengkodean Angka Dan Abjad.

1.        Sequential Codes (Kode berurutan)
            Kode berurutan menyajikan bagian dalam pemesanan secara berurutan (kenaikan atau penurunan). Aplikasi penomerannya dari dokumen sumber. Kelebihannya yaitu

mendukung rekonsiliasi batch transaksi dan melacak setiap transaksi yang diproses, dan mengidentifikasi hilang atau salah tempat. Sehingga manajemen mengetahui penyebab, akibat dari kesalahan. Namun, kode berurutan menyajikan informasi yang berubah-ubah, sulit untuk diubah dan sulit disisipi item baru.

2.        Blok Code (Kode Blok)
            Kode blok merupakan variasi pada pengkodean berurutan yang sebagian kelemahannya bisa diperbaiki kembali. Pendekatan ini dapat digunakan untuk mewakili kelas seluruh bagian dengan membatasi setiap kelas untuk rentang tertentu dalam skema coding dengan pembangunan bagan akun. Semakin luas bagan akun, maka perusahaan dapat mengklasifikasikan transaksi sehingga semakin besar informasi yang didapat. Digit pertama dalam pengkodean adalah angka blocking yang merupakan klasifikasi akun. Angka lainnya yaitu ditetapkan berdasarkan kode yang berurutan. Kelebihannya yaitu memungkinkan untuk meyisipkan kode baru dalam blok tanpa harus merubah seluruh struktur coding. Namun, informasi dari kode blok berubah-ubah dan tidak begitu terlihat.

3.        Group Codes (Kode kelompok)
            Kode kelompok digunakan untuk mewakili bagian kompleks atau peristiwa yang melibatkan dua atau lebih dari data terkait. Kode ini terdiri dari bidang yang memiliki arti khusus. Kelebihannya yaitu; 1) Memfasilitasi representasi data dalam jumlah besar yang beragam, 2) Memungkinkan struktur data yang kompleks untuk diwakili dalam bentuk hirarki yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia, 3) Memberikan analisis rinci dan pelaporan baik di dalam kelas item maupun yang berbeda dari kelas item. Kekurangannya yaitu karena kode kelompok secara efektif dapat menyajikan informasi yang beragam dan berubah-ubah, sehingga cenderung melebihi kapasitas penggunaan yang berakibat dapat meningkatkan biaya penyimpanan, kesalahan administrasi dll.

4.        Alphabetic Code (Kode abjad)
            Kode abjad digunakan banyak tujuan seperti kode numerik. Kode abjad ini menyajikan nomor item dalam jumlah besar  hingga 26 variasi per bidang. Namun, sulit untuk rasionalisasi arti kode berurutan yang telah ditetapkan dan penggunanya cenderung mengalami kesulitan menyortir catatan.

5.        Mnemonic Code (Kode mnemonic)
            Kode mnemonik digunakan sebagai singkatan, akronim, dan jenis-jenis kombinasi lainnya dalam menyampaikan arti. Contohnya adalah pemberian kode negara, seperti NY New York. Keuntungannya yaitu pengguna tidak perlu untuk menghafal arti, karena dapat  tersampaikan dengan sendirinya  informasi tentang item yang diminta. Kekurangannya memiliki kemampuan terbatas untuk menyajikan item dalam kelas. 

-- Tria Oktavia --

Anggota Kelompok:

Falda Rislia (C1C015036)

Estri Mufridatul Hikmah (C1C015072)

Anita Agustiningrum (C1C015101)

Tria Oktavia (C1C015111)

Desti Nur Afifah (C1C015115)