Perbedaan General Control dan Application Control

1.  Pengendalian Umum

Pengendalin Umum (General Control) adalah kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan aplikasi sistem informasi dan mendukung fungsi dari application control dengan cara membantu menjamin keberlangsungan sistem informasi yang ada. Pengendalian umum mencakup pengendalian terhadap tata kelola teknologi informasi (IT Governance), infrastruktur teknologi informasi (IT Infrastructure), pengamanan dan akses ke sistem operasi dan database, pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi, dan pengubahan program. Tujuannya untuk menjamin pengembangan dan implementasi aplikasi secara tepat, serta menjamin integritas dari program, data files dan operasi komputer.

Pengendalian umum tidak mengendalikan transaksi yang spesifik, pengendalian tersebut memiliki pengaruh pada integritas transaksi. Sebagai contoh yaitu mempertimbangkan organisasi dengan pengendalian keamanan database yang kurang baik. pada sebuah situasi, meskipun data diproses oleh sistem dengan pengendalian aplikasi yang dibangun memadai bisa jadi ada risiko. seorang individu yang dapat menghindari keamanan database (langsung maupun melalui program) kemudian mengubah, mencuri atau merusak penyimpanan data transaksi. Oleh karena itu, pengendalian umum diperlukan dalam menjalankan fungsi dari pengendalian aplikasi dan keduanya diperlukan untuk menjamin keakuratan laporan keuangan.

2.  Pengendalian Aplikasi

Pengendalian Aplikasi (Application Control), dimaksudkan untuk memberikan kepastian bahwa pencatatan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran transaksi sah serta pemutakhiran file-file induk akan menghasilkan informasi yang akurat, lengkap, dan tepat waktu.  Pengendalian aplikasi ini di bagi menjadi tiga kategori yaitu, Pengendalian atas masukan, Pengendalian atas pengolahan dan file data komputer, serta Pengendalian atas keluaran (Output). Adapun tujuan dari pengendalian aplikasi yaitu untuk menjamin keandalan input, file, program dan output. 

Sumber: James A. Hall_Accounting Information System

PERKEMBANGAN LIMA TEORI FRAUD, FRAUD TREE, DAN KERANGKA PENGENDALIAN INTERNAL SAS (STATEMENT ON AUDITING STANDARDS) NO. 78/COSO

1.  Teori Triangle Fraud (Klasik)

Teori ini dikemukakan oleh Donald Cressey pada tahun 1953 yang menjelaskan mengapa seseorang melakukan fraud atau kecurangan. Awalnya Donald Cressey melakukan penelitian dengan mewawancarai orang-orang yang pernah melakukan kecurangan atau fraudster. Dia melakukan wawancara kepada 200 orang yang didakwa melakukan fraud di penjara. Dari penelitian tersebut didapatkan hasil bahwa orang yang melakukan fraud dipengaruhi oleh 3 hal, yaitu :

1.      Pressure (Tekanan)

Orang melakukan fraud karena adanya tekanan. Tekanan merupakan dorongan yang menyebabkan seseorang melakukan fraud. Tekanan terbagi menjadi tekanan finansial, tekanan akan kebiasaan buruk, dan tekanan yang berhubungan dengan pekerjaan. Pada umumnya, orang yang melakukan kecurangan karena adanya tekanan finansial. Hai tersebut muncul karena adanya keserakahan, standar hidup yang terlalu tinggi, banyaknya tagihan dan utang, kebutuhan hidup yang tak terduga. Tekanan yang kedua adalah tekanan akan kebiasaan buruk yaitu dorongan untuk melakukan kebiasaan buruk, seperti melakukan judi, alkohol, obat-obatan terlarang. Dan tekanan yang terakhir yaitu tekanan yang berhubungan dengan pekerjaan. Hal ini bisa terjadi karena ketidakadilan dalam perusahaan, kurangnya perhatian dalam oleh manajer.

2.      Oppurtunity (Kesempatan)

Fraud terjadi karena seseorang memiliki kesempatan untuk melakukannya. Hal ini terjadi karena pengendalian internal pada perusahaan yang lemah, kurangnya pengawasan, atau penyalahgunaan wewenang.

3.      Rasionalization (Rasionalisasi)

Rasionalisasi yang dimaksud adalah seseorang mencari pembenaran atas tindakannya yang berhubungan dengan kecurangan atau fraud. Pada umumnya, seseorang yang melakukan kecurangan, merasa tindakannya bukan termasuk kecurangan, tetapi hal itu merupakan haknya atau biasanya orang tersebut melakukan fraud karena mengikuti orang-orang sekitar yang melakukan hal itu.  

2.  Fraud Scale

Teori fraud scale merupakan perkembangan teori dari teori sebelumnya yaitu teori fraud triangle. Dalam teori ini dapat mengetahui kemungkinan terjadinya tindakan fraud atau kecurangan dengan cara mengamati tekanan, kesempatan dan integritas pelaku yang akan melakukan fraud. Apabila seseorang memiliki tekanan yang tinggi, kesempatan besar dan integritas pribadi yang rendah, maka dapat memungkinkan terjadinya fraud yang tinggi, begitu pula sebaliknya. Tekanan disini terjadi karena masalah keungan dan atau bisa karena masalah di lingkungannya. Adanya kesempatan untuk melakukan tindak kecurangan disebabkan karena lemahnya pengendalian maupun pengawasan organisasi. Sedangkan, integritas pribadi yang rendah disebabkan oleh kebiasaan individu yang buruk. Fraud Scale mempunyai tujuan untuk mengukur terjadnya pelanggaran etika, kepercayaan dan tanggung jawab. Kecurangan atau fraud ini biasanya mengarah pada penipuan laporan keuangan. 

3.  Teori GONE

Teori Gone merupakan teori yang dikemukakan oleh Bologna pada tahun 1999. Dalam teori ini terdapat empat faktor yang mendorong terjadinya fraud, yaitu :

1.    Greed (keserakahan), berkaitan dengan keserakahan potensial.

2.   Opportunity (Kesempatan), berkaitan dengan keadaan dalam organisasi yang terbuka sehingga dapat membuka kesempatan untuk melakukan kecurangan.

3.      Need (Kebutuhan), adalah suatu tuntutan kebutuhan individu yang harus terpenuhi.

4.  Exposure (Pengungkapan), adalah berkaitan dengan kemungkinan diungkapkannya serta sanksi hukum yang menjerat.

Sehingga, dapat disimpulkan bahwa menurut teori Gone kecurangan dapat terjadi dikarenakan adanya keserakahan didalam kekuasaan, adanya peluang untuk melakukan kecurangan, serta karena dihimpit oleh tuntutan hidup, baik berupa tuntutan primer seperti keluarga individu, maupun karena gengsi. Di Indonesia sendiri hukum yang mengatur mengenai kecurangan telah diatur, namun di dalam pelaksanaannya masih banyak berbenturan dengan etika yang sepantasnya tidak dapat dilanggar. 

4.  Teori Diamond

Teori diamond ini merupakan pengembangan dari triangle fraud. Teori Fraud Diamond adalah teori yang menunjukkan hubungan antara empat elemen yaitu incentive (dorongan), oppurtunity (kesempatan), rasionalization (pembenaran), dan capability (kapabilitas). Gambar Diamond Fraud:

Sumber : Henderson (2014 : 57)

Didalam gambar diamond fraud diatas, dapat diketahui bahwa kecurangan atau fraud terjadi karena 4 elemen yaitu:

1.      Incentive

Incentive merupakan suatu dorongan yang timbul karena adanya tuntutan atau tekanan yang dihadapi oleh seseorang. Incentive dapat memicu terjadinya kecurangan seperti keserakahan yang mengakibatkan tekanan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

2.      Opportunity

Opportunity adalah suatu kesempatan yang timbul karena terdapat kelemahan pengendalian internal organisasi atau perusahaan dalam pencegahan dan pendeteksian kecurangan. Oppurtunity dapat terjadi karena adanya kekuasaan terhadap organisasi dan juga karena seorang fraudster atau orang-orang yang melakukan kecurangan mengetahui kelemahan dari system-sistem yang ada.

3.      Rationalization

Rationalization adalah kondisi dimana fraudster atau pelaku kecurangan mencari suatu pembenaran terhadap tindakan yang dilakukannya untuk memperoleh kekayaan dengan cara yang cepat. 

4.      Capability  

Capability  merupakan suatu kemampuan dan keterampilan tentang pemahaman yang mendetail sehingga seorang fraudster atau pelaku kecurangan dapat mengetahui kelemahan dan dapat memanfaatkannya untuk melakukan fraud atau kecurangan. Capability dapat mengakibatkan ancaman karena pelaku didalam organisasi merupakan orang yang memiliki kekuasaan atau didalam posisi lini manjamen, serta memiliki kecerdasan serta pemahaman tentang sistem didalam organisasi tersebut. Pelaku tersebut disebut sebagai suatu tindakan kejahatan kerah putih atau white collar crime karena kecurangan jenis ini mempunyai ancaman yang sangat besar dan sangat signifikan terhadap organisasi yang bersangkutan.

Adapun menurut Wolfe dan Hermanson (2004) menjelaskan sifat-sifat yang berkaitan dengan elemen capability yang sangat penting dalam pribadi pelaku kecurangan, yaitu: 1) Positioning, 2) Intelligence and creativity, 3) Convidence / Ego, 4) Individu harus memiliki ego yang kuat dan keyakinan yang besar dia tidak akan terdeteksi, 5) Coercion /memaksa, 6) Deceit  dan 7) Stress. 

Dengan begitu, faktor – faktor pendorong terjadi kecurangan menurut fraud diamond dipengaruhi oleh 4 elemen, yakni adanya faktor incentive yang tidak sesuai, adanya kesempatan untuk melakukan kecurangan, adanya pembenaran atas tindakan kecurangan yang disebabkan oleh keserakahan dan tuntutan kebutuhan, serta adanya capability atau suatu pemahaman detail mengenai sistem organisasi sehingga memudahkan pelaku kecurangan untuk melakukan kecurangan didalam organisasi tersebut. Pelaku kecurangan ini memiliki pemahaman tentang sistem organisasi, mengetahui kelemahan pengendalian internal, mereka juga menggunakan posisi, fungsi, atau akses berwenangnya untuk meraup keuntungan yang besar dengan jalan fraud.

5.      Teori Pentagon

Penelitian terbaru dilakukan oleh Crowe pada tahun 2011. Teori ini merupakan perluasan dari teori Triangle dan dua faktor yang lainnya. Menurut Crowe, fraud timbul karena ada lima faktor, yaitu Pressure (tekanan), Opportunity (kesempatan), Rationalization (rasionalisasi), Competence (kompetensi), dan Arrogance (arogansi). Untuk faktor pressure, oppurtunity dan rasionalization sama dengan teori triangle yaitu masing masing karena seseorang mempunyai tekanan sehingga terdapat dorongan untuk melakukan fraud, seseorang mempunyai kesempatan untuk melakukan fraud karena lemahnya pengawasan, dan seseorang mencari pembenaran atas tindakan fraud tersebut.  Selanjutnya dua faktor yang lain yaitu Competence (kompetensi), dan Arrogance (arogansi). Competence (kompetensi) serupa dengan kemampuan atau kapabilitas (capability) yang dijelaskan dalam teori diamond. Competence (kompetensi) merupakan kemampuan karyawan untuk mengabaikan pengawasan internal, mengembangkan strategi penyembunyian, dan mengontrol situsi sosial untuk keuntungan pribadinya (Crowe, 2011). Sedangkan untuk faktor arrogance (arogansi) yaitu sikap superioritas atas hak yang dimiliki dan merasa bahwa pengawasan internal atau kebijakan perusahaan tidak berlaku untuk dirinya. 

Kelima faktor tersebut lebih dikenal dengan Crowe’s fraud pentagon theory. Teori ini dipandang lebih lengkap untuk mengetahui faktor penyebab fraud dibanding teori-teori yang lainnya.

FRAUD TREE

Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) menggambarkan occupational fraud dalam bentuk fraud tree. Fraud tree merupakan gambaran sistematis yang menunjukan bagian-bagian dari fraud.

Berdasarkan fraud tree diatas, fraud terdiri dari tiga cabang pokok yaitu Corruption (Korupsi), Asset Misappropriation (Penyimpangan atas aset), dan Fraudulent Statements (manipulasi laporan). Kemudian ketiga cabang utama tersebut diklasifikasikan lagi menjadi ranting-ranting dan anak ranting dengan lebih rinci. Sehingga fraud tree dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.      Corruption

Korupsi merupakan penyalahgunaan wewenang yang dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan di perusahaan atau organisasinya. Menurut ACFE, corupption memiliki empat jenis utama yaitu:

·         Conflict of interest (benturan kepentingan)

Konflik kepentingan muncul ketika pegawai bertindak atas nama pihak ketiga atau atas namanya sendiri. Benturan kepentingan dapat melalui skema pembelian, penjualan, atau lainnya.

·         Bribery (penyuapan)

Penyuapan merupakan kegiatan yang melibatkan pemberian, permohonan, penawaran, dan penerimaan sesuatu yang berharga yang mempengaruhi seseorang agar tidak bekerja  sesuai hukum (menyeleweng). Jenis kegiatan ini adalah invoice kickback (penerimaan dari hasil penjualan), misalkan bagian pembelian suatu perusahaan mendapatkan presentase dari supplier setiap selesai melakukan transaksi. Ada pula bid rigging (pengaturan dalam pengadaan barang dan jasa).

·         Illegal Gratuities (pemberian ilegal)

Pemberian ini semacam gratifikasi, bisa dikatakan ini merupakan bentuk terselubung dari penyuapan. Misal seperti pemberian hadiah penikahan atau ulang tahun kepada pejabat dengan maksud tertentu.

·         Economic Extortion (Pemerasan Ekonomi)

Merupakan pemerasan untuk mendapatkan manfaat ekonomi. Misal ketika mengurus seseuatu di suatu instansi dan kemudian dipersulit maka kemungkinan ini merupakan tanda jika kita harus memberikan manfaat ekonomi agar dapat berjalan lancar.

2.      Asset Misappropriation (Penyimpangan atas aset)

Penyimpangan atas aset sangat sering terjadi dalam dunia bisnis. Aset dapat disalahgunakan baik secara langsung maupun tidak langsung dan sering pula adanya penggelapan aset baik tunai (cash) maupun non tunai (non-cash).

a)      Cash

·         Skimming

Kas dicuri sebelum kas tersebut secara fisik masuk ke perusahaan. Skimming terdiri dari tiga cabang yaitu sales, receivable, dan refunds. Sales (penjualan), skimming dilakukan dengan cara mencatat hasil penjualan dengan nilai yang lebih rendah dari sesungguhnya. Receivable (piutang), misal dengan cara mencatat penghapusan beberapa piutang yang pada kenyataannya piutang tersebut tetap dibayar.  Refunds adalah pengembalian dana, sama seperti pada penjualan dan piutang, pengembalian dana dari pihak ketiga tidak dikembalikan pada perusahaan.

·         Cash Larceny

Berbeda dengan skimming, Larceny adalah pencurian uang ketika uang sudah masuk dalam perusahaan. Cara ini biasa dilakuakan melalui cash on hand dan deposit. Cash on hand ditandai dengan tidak adanya penjelasan terhadap selisih kas yang terjadi. Sedangkan deposit ditandai dengan slip deposit yang diubah atau disalahgunakan.

·         Fraudulent Disbursement

Dalam fraudulent disbursement terdapat ‘perantara’ yang menjadi media dalam melakukan fraud. Dalam hal ini terdapat 5 cabang:

o   Billing Schemes merupakan skema fraud dengan proses tagihan (faktur) sebagai sarana. Misal dengan membuat faktur palsu

o   Payroll schemes merupakan skema farud dengan pemabayaran gaji sebagai sarana. Hal ini dapat dilakukan dengan mendaftarkan data pegawai palsu atau jumlah gaji yang dicatat lebih besar dari yang dibayarkan.

o   Expense Reimbursement Schemes merupakan skema fraud dengan meminta kembali pembayaran biaya yang sudah dikeluarkan. Misalkan seorang pegawi yang melakukan perjalanan dinas namun malah bersenang-senang tanpa melakukan tugas, meminta ganti atas biaya perjalanan dinasnya meski menurut kebijakan perusahaan tidak diganti, namun tetap memasukkannya ke formulir penggantia biaya dengan kuitansi palsu.

o   Check tampering merupakan pemalsuan cek, baik itu tanda tangan, nama penerima, dan yang lainnya.

o   Register Disbursement merupakan pembatalan penerimaan atau pengeluaran yang sudah masuk dalam cash register, biasanya dilakukan dengan memanipulasi seolah-olah seorang pelanggan mengembaikan barang dan mendapat refund.

b)      Inventory and All Other Asset

·         Missue merupakan penyalahgunaan aset. Salah satunya digunakan untuk kepentingan pribadi. Misal fasilitas mobil dinas yang seharusnya hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan namun digunakan untuk mengantarkan anak sekolah, jalan-jalan keluarga, da sebagainya.

·         Larceny merupakan pencurian asset perusahaan. Misal seorang manajer memanipulasi seolah-olah mobil dinasnya dicuri dan melaporkan ke perusahaan, sehingga mobil tersebut akan menjadi milik pribadi.

3.      Fraudulent Statements

Manipulasi laporan biasanya ditemukan oleh auditor. Fraudulent statements terbagi menjadi dua cabang yaitu financial dan non-financial. Manipulasi laporan keuangan (financial) biasa tejadi pada laporan keuangan yang baik overstatements (penyajian lebih tinggi) atauunderstatements (penyajian lebih rendah) terhadap aset atau penghasilan. Sedangakan, manipulasi laporan keuangan non-financial misalnya sebuah perusahaan emas menaikkan nilai cadangannya lebih tinggi dari kenyataan untuk menaikkan harga saham.

KERANGKA PENGENDALIAN INTERNAL SAS (STATEMENT ON AUDITING STANDARDS) NO. 78/COSO

1.      Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian adalah dasar untuk 4 komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian membangun warna orgnisasi dan memengaruhi kesadaran pengendalian dari manajemen dan pegawai. Elemen penting dari lingkungan pengendalian yaitu:

a.         Integritas dan nilai etika dari manajemen.

b.         Struktur organisasi

c.         Peserta dari pengurus organisasi yang terdiri dari direktur, komite audit (jika ada)

d.        Filosofi manajemen dan gaya operasi

e.         Prosedur untuk mendelegasikan tanggungjawab dan hak

f.          Metode manajemen untuk menilai kinerja

g.         Pengaruh eksternal, seperti pemeriksaan dari agensi pengaturan

h.         Kebijakan organisasi dan praktek untuk mengatur sumber daya manusia yang dimiliki

2.      Penilaian risiko

Organisasi harus melakukan sebuah penilaian risiko untuk megidentifikasi, menganalisis, dan mengatur risiko yang relevan terhadap pelaporan keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah dari keadaan, seperti:

a.       Berubah dalam lingkungan operasi yang baru atau mengubah tekanan kompetitif dalam perusahaan.

b.      Anggota baru yang memiliki perbedaan atau kurang memahami pengendalian internal.

c.       Baru atau rekayasa ulang sistem informasi yang memengaruhi proses transaksi.

d.      Pertumbuhan signifikan dan cepat yang menyaring keberadaan pengendalian internal.

e.       Implementasi teknologi baru dalam proses produksi atau sistem informasi yang memengaruhi proses transaksi.

f.       Pengenalan dari lini produk baru atau dengan aktivitas yang mana organisasi mempunyai percobaan kecil.

g.      Restruktur organisasi menghasilkan pengurangan dan atau realokasi seperti anggota yang memengaruhi operasi bisnis dan proses transaksi.

h.      Memasuki pasar asing yang dapat memengaruhi operasi (risiko yang berhubungan dengan transaksi masa uang asing)

i.        Adaptasi prinsip akuntansi baru yang memengaruhi pembuatan laporan keuangan.

3.      Informasi dan komunikasi

Sistem informasi akuntansi terdiri dari pencatatan dan metode yang digunakan untuk memulai, mengidentifikasi, menganalisa, mengklasifikasikan dan mencatat transaksi organisasi dan untuk menghitung aset dan liabilitas terkait. Kualitas sistem informasi dan akuntansi memengaruhi kemampuan manajemen dalam mengambil langkah dan keputusan dalam hubungan dengan operasi organisasi dan untuk mempersiapkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. Sebuah sistem informasi akuntansi yang efektif akan:

a.       Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi keuangan yang sah.

b.      Menyediakan informasi secara berkala tentang transaksi yang cukup detail untuk membuat klasifikasi yang sebagai mana mestinya dan laporan keuangan.

c.       Mengukur secara akurat nilai uang dari transaksi sehingga pengaruh dari transaksi dapat tercatat di laporan keuangan.

d.      Mencatat secara akurat transaksi dalam periode waktu dimana transaksi terjadi.

SAS78/COSO mensyaratkan bahwa auditor memperoleh pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi organisasi untuk memahami:

a.         Klasifikasi transaksi yang material terhadap laporan keuangan dan bagaimana transaksi tersebut dari awal.

b.         Pencatatan akuntansi dan akun yang digunakan dalam memproses transaksi material.

c.         Langkah pemrosesan transaksi terkait dari awal sebuah transaksi sampai pencatatannya di laporan keuangan.

d.        Proses Pelaporan keuangan digunakan untuk mempersiapkan laporan keuangan, pengungkapan, dan perkiraan akuntansi.

4.      Aktivitas pengendalian (control activities)     
            Aktivitas pengendalian dilakukan untuk memastikan dilaksanakannya arahan manajemen dalam rangka meminimalkan risiko atas pencapaian tujuan yang dilaksanakan pada semua tingkatan entitas, pada berbagai tahap proses bisnis, dan dalam konteks teknologi yang digunakan. Yang termasuk control activities atau aktivitas pengendalian yaitu :

–  Policies and procedures (kebijakan dan prosedur)

–  Security application and network (keamanan dalam hal aplikasi dan jaringan)

–  Application change management (manajemen perubahan aplikasi)

–  Business continuity or backups (kelangsungan bisnis)

–  Outsourcing (memakai tenaga outsourcing)

Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan menjadi dua tipe, yaitu

1.         Pengendalian umum, yaitu untuk pengendalian yang bersifat umum

2.         Pengendalian aplikasi, yaitu pengendalian yang termasuk dalam kategori menggunakan aplikasi

5.      Pemantauan(monitoring)
Pemantauan mencakup pengawasan yang berkelanjutan, pengawasan terpisah, atau keduanya untuk memastikan setiap komponen dalam pengendalian internal ada dan berfungsi sebagaimana mestinya. Dengan adanya pemantauan atau monitoring maka perusahaan dapat mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi tesebut telah sesuai dengan rencana, mengidentifikasi masalah dan mengatasinya,  melakukan penilaian terhadap pola kerja dan manajemen dalam mencapai tujuan program, dapat mengetahui hubungan antara kegiatan atau program yang dilakukan oleh organisasi tesebut dengan tujuan untuk memperoleh ukuran kemajuan, dan dapat menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan. Monitoring terbagi menjadi 3 bagian yaitu :

1)      Aspek masukan (input) program antara lain mencakup : tenaga manusia, dana, bahan, peralatan, jam kerja, data, kebijakan, manajemen dan yang lainnya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan program.

2)   Aspek proses / aktivitas yaitu aspek dari program yang mencerminkan suatu proses kegiatan, seperti penelitian, pelatihan, proses produksi, pemberian bantuan dan sebagainya.

3)   Aspek keluaran (output), yaitu aspek program yang mencakup hasil dari proses yang terutama berkaitan dengan kuantitas (jumlah)

Daftar Pustaka :

Hall, James A. Accounting Information Systems seventh edition.

Arles, Leardo. 2014. Predator vs. Accidental Fraudster Diamond theory Refleksi Teori Fraud Triangle (Klasik). https://www.academia.edu, 20 November 2016.

Analisis terhadap JD.ID sebagai Salah Satu Sistem Online E-commerce

Perdagangan atau kegiatan bisnis saat ini sangat berkembang, didukung pula oleh teknologi yang semakin canggih. Banyak perusahaan, badan maupun individu yang tertarik untuk memanfaatkan peluang ini, sehingga banyak bermunculan e-commerce atau penjualan dengan sistem online. Mulai dari perdagangan lingkup kecil hingga perdagangan dalam lingkup yang lebih besar. Selain itu, masyarakat atau konsumen lebih tertarik  dan memilih penjualan dengan sistem online.  Ini pula yang menyebabkan menjamurnya e-commerce atau online shop di pasar global, tidak terkecuali di Indonesia.

Salah satu e-commerce yang ada di Indonesia JD.ID yang merupakan perusahaan Mall Online yang beropersi di Jakarta. JD.ID dibentuk sebagai kerjasama JD.com dengan Provident Capital. JD.com adalah salah satu toko online terbesar di China secara jumlah transaksi dan menjadi rival terbesar Alibaba, sang pemimpin pasar China. Sedangkan Porvient Capital adalah perusahaan investasi terbesar di Asia Tenggara di berbagai industri. JD.ID pertama kali beropersi di Indonesia pada November 2015.

Pada awalnya JD.ID hanya fokus menyediakan produk elektronik dan smartphones yang sulit ditemukan salah satunya seperti iPod Pro dari Apple. Saat ini mereka memiliki 11 kategori pilihan produk untuk dijual yang akan terus bertambah seiring dengan perkembangan usahanya di Indonesia. Ragam kategori produknya bervariasi mulai dari ibu dan anak, smartphones, laptop dan aksesoris, perangkat kantor dan jaringan, kamera, perangkat elektronik dan peralatan rumah, Kesehatan dan kecantikan, fashion, hingga luxury.

JD.ID mengemban misi ‘make the joy happen’ (menghadirkan kebahagiaan) kepada seluruh pelanggan di Indonesia dengan memberikan layanan andal, cepat, aman untuk memilih serangkaian produk-produk berkualitas asli dengan harga yang kompetitif. Dengan memanfaatkan armada logistik miliknya sendiri serta didukung oleh jaringan mitra di seluruh Indonesia, JD.ID dapat menyediakan layanan antar yang cepat dan dapat diandalkan di seluruh wilayah Indonesia. Dengan nilai-nilai kompetitifnya, JD.ID bertujuan untuk menjadi perusahaan e-commerce yang paling populer dan terpercaya dengan terus-menerus berupaya menghadirkan layanan dan beraneka ragam produk kepada seluruh penguna dan pelanggannya di Indonesia.

Untuk memudahkan konsumen membeli produknya, JD.ID pun menyediakan aplikasi mobile resmi untuk smartphones yang tersedia di google play. Bekerjasama pula dengan bank-bank yang ada di Indonesia untuk memudahkan konsumen melakukan pembayaran. Selain itu, mereka juga melakukan beberapa program diskon untuk menarik pelanggan.

      JD.ID merupakan sebuah e-commerce yang tergolong ke dalam B2C (Bussines to Customer). Hal ini dikarenakan JD.ID mempunyai alamat web tersendiri dan menjual barang atau produknya secara langsung ke konsumen. Dari barang-barang yang ditawarkan, konsumen dapat memilih dan langsung memesan setelah sebelumnya membuat akun dengan mendaftarkan diri dengan mengisi form pendaftaran yang telah disediakan. Selain itu, konsumen juga dapat memilih sendiri metode pembayaran yang diinginkan.

JD.ID merupakan e-commerce dengan kegiatan utama menjual barang atau produk yang disediakan olehnya. Maka dapat disimpulkan bahwa model bisnis dari JD.ID yaitu E-tailer, yang artinya penjualan produk secara ritel atau eceran melalui internet. Sesuai dengan kegiatan utama usahanya, JD.ID mendapatkan penghasilan yang cukup besar dari hasil penjualan produk-produknya seperti kamera, alat elektronik, dan yang lainnya. Meskipun masih tergolong baru, JD.ID sudah mulai banyak diminati oleh konsumen terbukti dengan meningkatnya jumlah produk yang ditawarkan dari 10.000 SKU pada tahun 2015 menjadi sekitar 100.000 SKU pada pertengahan tahun 2016. JD.ID juga menyediakan jasa pengiriman yang menjangkau 365 kota di seluruh Indonesia dengan ribuan armada yang siap mengantarkan langsung kepada para pelanggannya.

RANGKUMAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI CHAPTER 2 JAMES HALL : PENGENALAN PENGOLAHAN TRANSAKSI

RANGKUMAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

CHAPTER 2 JAMES HALL : PENGENALAN PENGOLAHAN TRANSAKSI

Siklus Transaksi Dan Tipe Proses Transaksi Pada Ketiga Siklus Transaksi

Transaksi pengolahan Sistem (TPS) sebagai suatu kegiatan yang terdiri dari tiga subsistem utama yaitu: 1) Siklus Pengeluaran yaitu siklus yang berfungsi untuk mencatat pengeluaran sumber daya ekonomis yang ada di dalam perusahaan, di mulai sejak ada permintaan barang dan jasa, hingga melakukan pembayaran terhadap pemasok. 2) Siklus Konversi yaitu siklus yang berfungsi mengubah bahan baku menjadi barang jadi (untuk perusahaan manufactur) atau berfungsi untuk membuat produk yang siap dijual kepada pembeli (untuk perusahaan jasa). 3) Siklus Pendapatan yaitu siklus yang bertujuan untuk mengubah produk perusahaan (baik barang maupun jasa) menjadi kas dengan penjualan.

Sebuah transaksi keuangan didefinisikan sebagai suatu peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, tercermin dalam rekeningnya, dan diukur dalam istilah moneter. Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal.

Pencatatan Akuntansi Dasar dalam Sistem Proses Transaksi

A.      SISTEM MANUAL

1.     Dokumen . Sebuah dokumen memberikan bukti dari suatu peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen adalah hasil dari proses transaksi. Ada tiga jenis yaitu: 1) Dokumen sumber,dokumen yang dibuat di awal (sumber) dari transaksi yang digunakan untuk menangkap dan merumuskan data transaksi yang membutuhkan siklus transaksi untuk diproses. 2) Dokumen produk, hasil dari proses transaksi daripada mekanisme memicu untuk proses tersebut. Misalnya, gaji cek untuk karyawan adalah dokumen produk sistem penggajian. 3) Dokumen proses, dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber untuk sistem lain.

2.        Jurnal. Sebuah jurnal adalah catatan entri kronologis. Ada dua jenis utama jurnal:

1)        Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas khusus dari transaksi yang terjadi di volume tinggi. transaksi tersebut dapat dikelompokkan bersama dalam sebuah jurnal khusus dan diproses lebih terdistribusikan dari jurnal umum memungkinkan.

2)        Jurnal umum untuk mencatat transaksi yang tidak berulang, jarang, dan transaksi dissimilar. Sebagai contoh, kita biasanya merekam periodik penyusutan dan penutupan entri dalam umum jurnal.

3.    Buku Besar. Ada dua tipe dasar buku besar: (1) buku besar, yang berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk rekening kontrol yang sangat diringkas, dan (2) buku besar pembantu, yang berisi rincian dari rekening individu yang merupakan account.

B.       SISTEM BERBASIS KOMPUTER

Audit berdasarkan sistem komputer lebih sulit diamati dari pada sistem manual. Pencatatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer digambarkan oleh 4 tipe dari file yang saling berhubungan yaitu: 1) File master, umumnya memuat data akun. 2) File transaksi, yaitu file sementara dari pencatatan transaksi yang digunakan untuk mengubah atau memperbaharui file master. 3) File referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar memproses transaksi. 4) File arsip, memuat perekaman data transaksi masa lalu yang ditahan untuk referensi masa depan, transaksi tersebut membentuk sebuah bagian penting dari audit trail.

Teknik Dokumentasi Untuk Menyajikan Sistem Manual dan Sistem Berbasis Komputer

Ada lima teknik dokumentasi dasar yang perlu diketahui bagi seorang akuntan, yaitu:

1)        Diagram Arus Data (DFD- Data flow diagrams)

     Diagram arus data menggunakan simbol untuk merepresentasikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang disinggung ke sistem. DFD digunakan untuk mempresentasikan sistem pada level kerincian yang berbeda dari yang umum sampai yang paling rinci. Single-level DFD cukup menunjukan sebagai alat dokumentasi.

2)      Diagram Hubungan Entitas  (ERD- Entity Relationship Diagrams)

Diagram hubungan entitas adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menggambarkan hubungan diantara entitas, meliputi sumber daya fisik (mobil, kas, persediaan), kejadian (memesan persediaan, mengirim barang), dan agen (pemasok, staff penjualan). Diagram hubungan entitas biasa memperagakan database organisasi.

3)      Sistem Flowchart

Sistem flowchart adalah penggambaran grafik, dari hubungan fisik diantara elemen kunci dari sebuah sistem. Elemen tersebut yaitu departemen organisasi, aktivitas manual, program computer, pencatatan akuntansi secara manual, dan pencatatan digital. Sistem flowchart juga menggambarkan tipe media komputer yang dipakai dalam sistem. Sistem flowchart dapat digunakan untuk menggambarkan proses manual maupun komputer.

4)      Program Flowchart

Program Flowchart mengilustrasikan logika yang digunakan dalam program dan menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Setiap program yang mewakili sistem flowchart harus memiliki program flowchart pendukung yang menjelaskan logikanya. Simbol mewakili setiap langkah dari logika program, dan masing-masing simbol mewakili satu atau lebih baris  kode program komputer. Garis-garis penghubung antara simbol menetapkan urutan logis dari eksekusi.

5)      Diagram Tata Letak Record ( Record Layout Diagram)

          Diagram Tata Letak Record digunakan untuk mengungkapkan struktur internal dari catatan yang merupakan file atau tabel database. Tata letak diagram biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan panjang masing-masing atribut (atau lapangan) dalam catatan. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti mengidentifikasi jenis kegagalan sistem tertentu, menganalisis laporan kesalahan, dan merancang tes logika komputer untuk tujuan audit.

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Sistem akuntansi berbasis komputer terbagi ke dalam dua kelompok yaitu:

·           Batch System (Sistem Setumpuk)

       Merupakan pengelompokan transaksi serupa yang diakumulasi dari waktu ke waktu dan kemudian diproses bersama-sama. Selain itu, ada jeda waktu antara kejadian dengan pengolahan dan jeda waktu tersebut tergantung pada frekuensi proses batch. Proses penggajian adalah contoh dari sistem batch yang khas. Keuntungan dari Batch System yaitu organisasi dapat meningkatkan efisiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi dalam batch daripada memproses setiap transaksi secara terpisah dan pemrosesan batch memungkinkan pengendalian atas proses transaksi. 

·           Real-time system

 Mencatat setiap transaksi yang timbul pada saat itu juga, sehingga tidak ada jeda waktu antara kejadian dengan pengolahan. Umumya membutuhkan sumber daya yang lebih besar dari bacth processing karena memerlukan kapasitas pengolahan khusus, namun perbedaan biaya ini menurun. Seringkali memiliki waktu pengembangan sistem yang lama. Contoh real-time processing adalah sistem reservasi maskapai penerbangan, yang memproses permintaan untuk layanan dari wisatawan secara langsung.

·           Perbedaan antara sistem Batch dan real-time

Perbedaan Karakteristik	Metode Pengolahan Data
	Batch	Real Time
Kerangka Waktu Informasi	Ada jeda waktu antara kegiatan ekonomi dengan pencatatannya.	Pengolahan berlangsung ketika peristiwa ekonomi terjadi
Sumber Daya	Menggunakan sedikit sumber daya karena sistem ini disimpan dalam pita magnetis	Sumber daya yang digunakan lebih besar dibanding pengolahan bacth
Efisiensi Operasional	Dapat mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan saat pemrosesan sehingga mengefisiensi operasional	Memproses sejumlah besar transaksi setiap hari sehingga menciptakan ketidakefisienan

Pendekatan Pengolahan Data Alternatif

Sistem Warisan Vs Sistem Modern

            Sistem Warisan memiiki beberapa fitur, yaitu aplikasi berbasis main frame, berorientasi pada batch, sistem warisan menggunakan file-file dengan basis data hierarkis untuk penyimpanan data. Sistem ini mengutamakan lingkungan pengguna tunggal yang menghalangi penyebaran informasi secara menyeluruh di dalam organisasi.

            Sistem modern cenderung berbasis client-server (jaringan) dan proses transaksinya  secara real time. Namun, saat ini sistem modern banyak yang berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch berbeda dengan sebelumnya dimana sistem modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data rasional.

Skema Pemberian Kode Data yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Dengan Kode
Kegunaan dari data coding di AIS adalah untuk; 1) Meringkas dan mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang dapat diatur. 2) Menyediakan sarana akuntabilitas atas kelengkapan transaksi yang diproses. 3) Mengidentifikasi transaksi dan rekening yang unik dalam file. 4) Mendukung fungsi audit dengan menyediakan audit trail yang efektif.

Skema Pengkodean Angka Dan Abjad.

1.        Sequential Codes (Kode berurutan)
            Kode berurutan menyajikan bagian dalam pemesanan secara berurutan (kenaikan atau penurunan). Aplikasi penomerannya dari dokumen sumber. Kelebihannya yaitu

mendukung rekonsiliasi batch transaksi dan melacak setiap transaksi yang diproses, dan mengidentifikasi hilang atau salah tempat. Sehingga manajemen mengetahui penyebab, akibat dari kesalahan. Namun, kode berurutan menyajikan informasi yang berubah-ubah, sulit untuk diubah dan sulit disisipi item baru.

2.        Blok Code (Kode Blok)
            Kode blok merupakan variasi pada pengkodean berurutan yang sebagian kelemahannya bisa diperbaiki kembali. Pendekatan ini dapat digunakan untuk mewakili kelas seluruh bagian dengan membatasi setiap kelas untuk rentang tertentu dalam skema coding dengan pembangunan bagan akun. Semakin luas bagan akun, maka perusahaan dapat mengklasifikasikan transaksi sehingga semakin besar informasi yang didapat. Digit pertama dalam pengkodean adalah angka blocking yang merupakan klasifikasi akun. Angka lainnya yaitu ditetapkan berdasarkan kode yang berurutan. Kelebihannya yaitu memungkinkan untuk meyisipkan kode baru dalam blok tanpa harus merubah seluruh struktur coding. Namun, informasi dari kode blok berubah-ubah dan tidak begitu terlihat.

3.        Group Codes (Kode kelompok)
            Kode kelompok digunakan untuk mewakili bagian kompleks atau peristiwa yang melibatkan dua atau lebih dari data terkait. Kode ini terdiri dari bidang yang memiliki arti khusus. Kelebihannya yaitu; 1) Memfasilitasi representasi data dalam jumlah besar yang beragam, 2) Memungkinkan struktur data yang kompleks untuk diwakili dalam bentuk hirarki yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia, 3) Memberikan analisis rinci dan pelaporan baik di dalam kelas item maupun yang berbeda dari kelas item. Kekurangannya yaitu karena kode kelompok secara efektif dapat menyajikan informasi yang beragam dan berubah-ubah, sehingga cenderung melebihi kapasitas penggunaan yang berakibat dapat meningkatkan biaya penyimpanan, kesalahan administrasi dll.

4.        Alphabetic Code (Kode abjad)
            Kode abjad digunakan banyak tujuan seperti kode numerik. Kode abjad ini menyajikan nomor item dalam jumlah besar  hingga 26 variasi per bidang. Namun, sulit untuk rasionalisasi arti kode berurutan yang telah ditetapkan dan penggunanya cenderung mengalami kesulitan menyortir catatan.

5.        Mnemonic Code (Kode mnemonic)
            Kode mnemonik digunakan sebagai singkatan, akronim, dan jenis-jenis kombinasi lainnya dalam menyampaikan arti. Contohnya adalah pemberian kode negara, seperti NY New York. Keuntungannya yaitu pengguna tidak perlu untuk menghafal arti, karena dapat  tersampaikan dengan sendirinya  informasi tentang item yang diminta. Kekurangannya memiliki kemampuan terbatas untuk menyajikan item dalam kelas. 

-- Tria Oktavia --

Anggota Kelompok:

Falda Rislia (C1C015036)

Estri Mufridatul Hikmah (C1C015072)

Anita Agustiningrum (C1C015101)

Tria Oktavia (C1C015111)

Desti Nur Afifah (C1C015115)